Provisual Boekhouding koppelt je WooCommerce-webshop aan je eigen Moneybird-administratie. Bestellingen worden facturen in Moneybird, zonder dat je iets hoeft over te typen. Dit regelt de plugin voor je:
De plugin werkt met jouw eigen Moneybird-administratie. Er is geen koppeling met de boekhouding van Provisual.
Bovenaan de instellingenpagina staat het blok Licentie. Plak je sleutel in het veld Licentiesleutel en klik op Activeren. Daarna zie je de status (bijvoorbeeld Actief) en de datum waarop de licentie verloopt.
Ga je verhuizen naar een ander domein? Klik dan eerst op Deactiveren op de oude site. Daarna kun je de sleutel op de nieuwe site activeren.
Voor de koppeling heeft de plugin een persoonlijk API-token (Personal Access Token) en het administratie-ID van je Moneybird-administratie nodig. Je hoeft geen app te registreren.
moneybird.com/user/applications.Het administratie-ID is het lange getal in het webadres van Moneybird als je bent ingelogd: moneybird.com/<administratie-id>/....
Het opgeslagen token wordt om veiligheidsredenen nooit meer getoond. Het veld blijft leeg met de tekst “ingesteld”. Laat het leeg om het huidige token te behouden, of vul een nieuw token in om het te vervangen.
De instellingenpagina onder WooCommerce → Boekhouding: licentie, Moneybird-koppeling, test-modus en facturatie.
Zet direct na het koppelen de Test-modus aan (blok Test-modus → Veilig testen). Dan worden facturen nog wel aangemaakt in Moneybird, zodat je kunt controleren of de regels, de btw en de grootboekcategorie kloppen, maar ze worden nooit verzonden:
In het blok Facturatie bepaal je hoe facturen ontstaan:
In WooCommerce → Bestellingen staat een kolom Factuur. Daar zie je per bestelling de status en het factuurnummer, met een link naar Moneybird. Een bestelling zonder factuur toont Niet gefactureerd.
De kolom Factuur in het bestellingenoverzicht.
Open een bestelling. Rechts, onder Bestelling notities, staat het blok Moneybird:
Links een bestelling zonder factuur, rechts een bestelling met een open factuur.
Een bestelling wordt nooit twee keer gefactureerd, ook niet als een automatische actie en een klik bijna tegelijk plaatsvinden.
De klant ontvangt de PDF van de factuur als bijlage bij de orderbevestiging, de factuurmail en de afgerond-mail van WooCommerce.
Onder Creditfacturen staat de optie om automatisch een creditfactuur aan te maken zodra een bestelling (deels) wordt terugbetaald. Deze optie staat standaard aan.
Je kunt ook altijd zelf een creditfactuur maken: gebruik Maak creditfactuur in het blok Moneybird op de bestelling, of de actie Maak creditfactuur (Moneybird) bij Bestelling acties.
Onder Grootboek kies je bij Standaardcategorie op welke grootboekrekening nieuwe factuurregels worden geboekt. Kies je niets, dan bepaalt Moneybird dat zelf. De lijst wordt gevuld zodra de Moneybird-koppeling is opgeslagen.
Per product kun je dit overschrijven. Open het product in WooCommerce:
De blokken Creditfacturen, Grootboek en Peppol e-facturatie.
Heeft een product in Moneybird een frequentie (bijvoorbeeld jaarlijks), dan maakt de plugin bij een bestelling automatisch een periodieke factuur aan. Die blijft vanaf de volgende periode vanzelf factureren. Je hebt hiervoor geen WooCommerce Subscriptions nodig.
In het blok Productsynchronisatie haalt de plugin producten uit je Moneybird-catalogus op en zet ze klaar in WooCommerce: een nieuw product voor elk nieuw Moneybird-product, en een naam- of prijsupdate bij een bestaand gekoppeld product.
De blokken Productsynchronisatie en Betalen via Moneybird.
Zakelijke klanten die een KVK- of ondernemingsnummer opgeven, kunnen hun factuur via het Peppol-netwerk ontvangen in plaats van per e-mail. Zet in het blok Peppol e-facturatie de optie Verzenden via Peppol aan.
Je Moneybird-administratie moet zelf al zijn aangemeld voor Peppol. Dat regel je eenmalig in Moneybird, buiten deze plugin om.
In het blok EU-btw / OSS stel je de btw-behandeling in op basis van het land van de klant. Deze functie staat standaard uit. Zolang hij uit staat, verandert er niets aan je btw, ook niet als een klant een btw-nummer invult.
Verlegde btw gaat altijd voor, ook boven een tarief dat je per product hebt ingesteld. Dat is wettelijk verplicht zodra het van toepassing is.
Het blok EU-btw / OSS.
In Mijn account van je webshop komt een tabblad Mijn facturen. Daar ziet de klant alle facturen en offertes die in Moneybird bij hem staan, ook die niet uit de webshop komen. Elke regel heeft een link naar de beveiligde factuur- of betaalpagina van Moneybird, inclusief online betaalmethodes als die actief zijn. Concepten worden niet getoond.
Het tabblad Mijn facturen in het klantaccount.
Dit tabblad is alleen zichtbaar voor klanten die hun e-mailadres hebben bevestigd door in te loggen via de inloglink. Zo kan niemand de facturen van een ander zien door zich met diens e-mailadres te registreren.
Na het inloggen via de inloglink vult de plugin lege adresvelden aan met de gegevens uit Moneybird. Wijzigt de klant zijn adres of accountgegevens, dan gaat dat terug naar Moneybird. Wat de klant zelf al had ingevuld, wordt nooit overschreven.
Onder Klantaccount kun je Passwordless inloggen aanzetten (standaard uit). Het wachtwoordveld klapt dan in en de klant logt in met een eenmalige inloglink per e-mail (15 minuten geldig). Wil de klant toch een wachtwoord gebruiken, dan kan dat via “Toch liever met wachtwoord inloggen?”.
Staat de optie aan, dan werkt de inloglink ook als aanmelding: een nieuw e-mailadres krijgt meteen een WordPress-account en een Moneybird-contact, nog voor de eerste bestelling.
Zet dit pas aan als het past bij je klantenbestand. In een winkel die al langer draait met wachtwoord-accounts kan het voor bestaande klanten onwennig zijn.
Het blok Klantaccount.
Optioneel kun je Betalen via Moneybird aanbieden als betaalmethode. De klant gaat na het afrekenen naar een beveiligde betaalpagina van Moneybird, met de online betaalmethodes die in jouw administratie actief zijn.
In de test-modus is deze betaalmethode tijdelijk verborgen bij het afrekenen.
Installeer en activeer WooCommerce. De plugin heeft het nodig.
Staat de Test-modus aan? Dan blijven facturen altijd concept. Of de optie Factuur versturen staat op Concept laten.
Sla eerst de Moneybird-koppeling op. Daarna worden de grootboekrekeningen opgehaald.
Het e-mailadres van het account komt niet overeen met een contact in Moneybird, of het account is niet bevestigd via de inloglink.
Kies bij het product op het tabblad Belasting zelf het juiste Btw-tarief (Moneybird).
Kom je er niet uit? Stuur een supportticket via je klantportaal. Vermeld het webadres van je site, het bestelnummer en, als er een melding staat, de precieze tekst daarvan.
Komt je hier niet uit? Stuur ons een supportticket.